“小改善”也能做出“大文章”

時間:2019/04/02 來源:Tonker


“目前,平均走完一個內部工作請示需要五天時間,如果每位同事都能按照OA流程標準化進行操作,預計將至少提升一半的工作效率?!?/span>自3月中旬起,東基控股OA系統操作規范和管理制度培訓在廣佛肇三地相繼開展,近100位同事積極參與,并在培訓后對每位參與者進行考核,成績低于90分者,則需重新培訓。

 

OA系統是公司實施降本增效的重要工具,盡管上線半年多,但在員工日常使用中仍存在著思想上不重視、流程發起不規范、審批把關不嚴等問題。作為員工“應知應會”的工作技能,OA的規范使用引起了高管層的重視。本次培訓旨在規范OA使用,從改善OA日常使用小習慣上,使其真正發揮降本增效的功能。


在兩個半小時的培訓時間里,講師從“什么是OA、OA的常用功能、如何規范和高效使用OA”三個方面進行授課,內容緊扣主題,深入淺出。尤其是在如何規范和高效使用OA這一環節中,培訓講師專門詳細講解了幾個需要改善的小習慣,并貼心送上使用Tips。


改善一:從“不以為然”到“慎重行事”

OA系統的使用不僅是從紙質到電子“可視性”工作習慣的轉變,還是一種“不可視性”工作思維方式的轉變。它要求你在請示工作時,一定要有全局性、前瞻性,還要學會換位思考。很多同事在請示工作時,只考慮自己層面的工作量,往往忽略后期給審批者帶來的工作困擾,從而導致審批時間延長。其很大原因在于認識不足,沒有意識到發起流程既是對個人工作思維的一種考驗,也是一種節約成本的方式。因此每個人一定要從思想上重視起來,發起流程時要仔細檢查、謹慎選擇。

改善二:從“ 粗枝大葉”到“精雕細琢”

很多同事在發起流程時,不注重細節,這兒沒寫標題,那兒沒改附件名字,中間再夾雜幾個錯別字,甚至還有請示內容表述不清的。其實流程就像一個需要精雕細琢的工藝品,如果只是簡單雕刻幾下,就是再名貴的材料,也會被“退回”。

OA流程寫作“Tips”,助你一鍵批示:

1.學會使用OA 界面常用功能鍵(不懂的自行學習《oa操作指引》)。

2.合理選擇相應流程:注意內部請示流程不是萬金油,禁止亂用。

3.正確填寫流程內容:

標題命名要完整準確、簡要概括流程事項的內容;

流程正文撰寫要清楚言簡意賅、重點突出、表述準確;

流程附件需排序、命名,合理歸類合并;

流程發起前,部門需對事項資料進行充分準備合并同類審批事項。

4.流程的及時跟進與審批。

要主動催辦流程;主動將審批結果、領導批示告知上級;及時對領導的批示意見進行回復等。每個發起人對自己的流程負責。

改善三:從“姍姍來遲”到“風馳電掣”

打仗靠的是什么?兵貴神速!上班打開電腦的第一時間就要登錄OA,及時查看流程信息,及時審批,及時跟進,及時反饋。工作期間,再不定期刷新一下OA主頁,以確保沒有遺漏的事項。一定不要讓一個流程在自己手里超過24小時!


本次培訓受到了學員們的一致好評,也給大家帶來了很多啟發,紛紛表示:一是要有“責任”意識,小到一個流程的跟進、審核,都要“上心”;二是降本增效就在身邊,在使用OA時,縮減不必要的偏差(理解和流程上),也是降本增效的最好方式之一。

 

降本增效,承載著企業的發展與興衰,它是一種責任,更是一種精神,一種境界。其實只要我們每個人從我做起,從點滴小事做起,從自身崗位做起,節約身邊每一樣東西,持之以恒,小流終將匯聚成江海。


 

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